Für den Erfolg eines Unternehmens ist eine effektive Kommunikation entscheidend. Sie trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter:innen den zentralen Unternehmenswerten entsprechen, hilft, Isolation zu beseitigen, die zu organisatorischen Spaltungen führen könnte, und minimiert die Anzahl und die Auswirkungen von Fehlern.
Die Zunahme der Telearbeit und der hybriden Arbeitsformen hat in den letzten Jahren viele Unternehmen vor Herausforderungen bei der Kommunikation gestellt. Konferenzbrücken sind eine der effektivsten Möglichkeiten, diese Herausforderungen zu meistern, indem sie die Verbindung und Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern erleichtern.
Was sind Konferenzbrücken und wie funktionieren sie?
Eine Konferenzbrücke erleichtert die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, indem eine einzige Telefonnummer bereitgestellt wird, mit der sich mehrere Personen aus der Ferne verbinden können.
Man kann sich eine Konferenzbrücke als einen virtuellen Konferenzraum vorstellen, der es den Teilnehmern ermöglicht, sich von überall auf der Welt in ein einziges Gespräch einzuwählen. Es ist kein Festnetzanschluss oder physisches Telefon erforderlich – der Anruf wird per VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol) übertragen.
Anruforganisator:innen und -teilnehmer:innen können andere Personen über einen speziellen Link oder eine Einwahlnummer zum Gespräch einladen. Zudem können sie jedes Telefon- oder Videogespräch in ein Drei-Wege-Meeting umwandeln oder eine Telefonnummer wählen und diese mit dem Rest der Konferenz zusammenschließen.
Warum spricht man von einer Konferenz„brücke“?
Die Software, mit der Menschen miteinander verbunden werden, wird als Konferenz„brücke“ bezeichnet, weil sie Menschen an verschiedenen Orten auf eine Weise miteinander verbindet, wie es bei einem normalen Anruf nicht möglich ist. Diese Technologie ist in vielerlei Hinsicht mit einer physischen Brücke vergleichbar, die Menschen miteinander verbindet.
Vorteile einer Konferenzbrücke mit Audio und Video
Der Einsatz einer Konferenzbrücke mit Audio und Video bringt viele Vorteile mit sich. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Vorteile kurz umrissen:
- Sie müssen sich nicht zwischen Audio und Video entscheiden – Sie können beides haben!
Wir alle haben unsere bevorzugten Kommunikationsmethoden. Die Teilnehmer:innen können wählen, ob sie lieber per Audio oder Video kommunizieren möchten – über eine einzige Anwendung.
- Teilnehmer:innen können von überall und von jedem Gerät aus teilnehmen
Unabhängig davon, ob sie zu Hause oder unterwegs sind: Teilnehmer:innen können von überall und von jedem Gerät aus teilnehmen. Dies steigert die Produktivität, da die Teilnehmer:innen sofort von überall aus zusammenarbeiten können, anstatt einen Termin für ein persönliches Meeting vereinbaren zu müssen.
- Es gibt Möglichkeiten zur Bildschirmübertragung und Aufzeichnung
Dank der Bildschirmübertragung hat jeder Teilnehmer eine klare Sicht auf das Geschehen, was die Visualisierung von Ideen und die Bereitstellung von Erkenntnissen erleichtert.
Sie haben auch die Möglichkeit, Anrufe aufzuzeichnen und sie nach dem Meeting an die Teilnehmer:innen zu senden. So können sich die Teilnehmer:innen leichter daran erinnern, was während des Meetings gesagt und vereinbart wurde, und es ist sichergestellt, dass jeder ein klares Verständnis davon hat, was in Zukunft erwartet wird.
- Organisatoren können Konferenzräume vorab planen
Wenn Sie entschieden haben, wann ein Meeting stattfinden soll, können Sie es im Voraus planen und den Teilnehmer:innen eine Benachrichtigung senden, damit der Termin in ihre Kalender eingetragen wird. Der Organisator hat die volle Kontrolle über das Meeting Sie können genau steuern, wer dem Meeting beitreten kann. Sie können außerdem weitere Anrufer:innen hinzufügen, Teilnehmer:innen stummschalten, Personen aus dem Anruf entfernen, Weiterleitungen mit Rücksprache durchführen und Anrufe nahtlos zusammenführen.
Konferenzbrücke einrichten
Um eine Konferenzbrücke einrichten zu können, benötigen Sie Administrator- oder Abrechnungsadministrator-Berechtigungen.
Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, können Sie so vorgehen:
- Melden Sie sich beim einheitlichen klassischen Admin-Portal an.
- Wählen Sie im Navigationsmenü links die Option „Konferenzbrücken“ und dann „Konferenzbrücke hinzufügen“.
- Die nächste verfügbare Nummer wird automatisch als Durchwahl verwendet. Sie können sie nach Belieben ändern.
- Geben Sie einen Namen für die Konferenzbrücke ein.
- Klicken Sie das Häkchen für das klassische Admin-Portal an und wählen Sie dann die neue Konferenzbrücke aus, um ihre Einstellungen zu konfigurieren.
Sie können auch Durchwahlen hinzufügen, um die Anrufverwaltung zu verbessern. Es gibt viele unterschiedliche Arten von Durchwahlen, von direkten Durchwahlen an die primäre oder sekundäre Leitung einer Person bis hin zu Konferenzbrücken, bei denen Anrufer:innen in einen virtuellen Konferenraum für bis zu 20 Teilnehmer:innen weitergeleitet werden.