In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist eine klare und zuverlässige Kommunikation für den Erfolg von Unternehmen unerlässlich – und Unternehmen investieren mehr denn je in ihre Kommunikationsinfrastruktur.
Tatsächlich planen 56 % der Unternehmen eine Erhöhung ihrer UCaaS-Ausgaben für das Jahr 2025 (Metrigy).
Die Umstellung auf neue UCaaS- oder CCaaS-Plattformen ist ein vorausdenkender Schritt in Richtung Wachstum, aber echter Erfolg erfordert mehr als nur die Implementierung der neuesten Technologie. Stattdessen kommt es darauf an, mit den richtigen Experten zusammenzuarbeiten und bewährte, praxisnahe Umsetzungsstrategien zu befolgen, die bei Tausenden von Organisationen zu Ergebnissen geführt haben.
Warum ist das so wichtig? Schon eine einzige Minute IT-Ausfallzeit kann bis zu 9.000 USD kosten (Gartner, 2024). Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihre Bereitstellungsstrategie schon von Anfang an richtig anwenden. Ganz gleich, ob Sie sich auf eine große Veränderung vorbereiten oder einfach nur Ihr aktuelles System verbessern möchten, diese 10 Tipps werden Ihnen helfen, Probleme zu vermeiden und Ihr Unternehmen und Ihre Kunden auf Erfolgskurs zu bringen.
Vorbereitung und erste Schritte: Das Fundament legen
Der Aufbau eines starken Fundaments in der Vorbereitungsphase ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Die ersten Schritte, die Sie unternehmen, legen das Framework für Ihre gesamte Implementierung fest.
1. Grundlegendes Vertrauen beginnt schon beim ersten Kontakt
Der Erfolg Ihrer Implementierung beginnt in dem Moment, in dem Sie zum ersten Mal mit Ihrem Anbieter in Kontakt treten, oft schon in der Vorverkaufsphase. Ein vertrauenswürdiger Partner verkauft nicht nur, sondern nimmt sich die Zeit, Ihr Unternehmen, Ihre Ziele und Ihre Herausforderungen genau zu verstehen. Ein solcher Partner hört Ihren Teams genau zu, stellt die richtigen Fragen und legt von Anfang an klare, gegenseitige Erwartungen fest.
Diese frühzeitige Transparenz hilft bei der Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten, stellt sicher, dass die Kommunikation auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist, und bringt alle Beteiligten zusammen, bevor das Projekt überhaupt beginnt. Der Aufbau dieser starken Vertrauensbasis ebnet von Anfang an den Weg für eine reibungslose Zusammenarbeit, proaktive Problemlösungen und eine echte Partnerschaft, die noch lange nach der Inbetriebnahme des neuen Systems Bestand hat.
Eine erfolgreiche Bereitstellung ist keine Glückssache, sondern resultiert immer aus Vorbereitung und Zusammenarbeit.
2. Personalisierte Kommunikation und echte Partnerschaft
Keine zwei Organisationen sind gleich – dasselbe sollte auch für Ihren Bereitstellungsplan gelten. Der richtige Partner erkennt diese Unterschiede und entwickelt Kommunikationsstrategien, die auf jede beteiligte Gruppe zugeschnitten sind, von den Führungskräften der C-Suite über die IT-Führung bis hin zu den Mitarbeitenden.
Ein Kickoff-Meeting, ob persönlich oder online, trägt dazu bei, authentische Verbindungen aufzubauen, Vertrauen zu schaffen und sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten über Ziele und Zeitpläne einig sind. Damit sind alle Erwartungen von Anfang an klar.
Effektive Kommunikation ist mehr als nur das Versenden regelmäßiger Updates. Stattdessen müssen hierfür offene Kanäle für Feedback geschaffen und Bedenken frühzeitig geäußert werden, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass jede Stimme während des gesamten Prozesses gehört wird. Individuelle Projektpläne, die von Ihrem Team und Ihrem Anbieter gemeinsam entwickelt werden, sorgen für eine weitere Klärung der Rollen, Verantwortlichkeiten und Leistungen.
Dieses Maß an Klarheit vermeidet Verwirrung, schafft Raum für alle Beteiligten und ermöglicht eine reibungslose Bereitstellung. Eine klare Rollenzuweisung in der gemeinsamen Mission steigt das Engagement und die Projektverantwortung – dies ebnet den Weg für eine erfolgreiche Einführung und langfristigen Erfolg.
Planung – die Weichen für den Erfolg stellen
Machen Sie sich bereit, Ihre Vorbereitungen in die Praxis umzusetzen. Die folgenden Best Practices helfen Ihnen, jedes Detail zu planen, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihre Bereitstellung in jedem Fall auf Erfolg ausgerichtet ist.
3. Optimiertes und transparentes Projektmanagement
Kommunikation ist wichtig, aber Klarheit ist das A und O. Benennen Sie in jeder Organisation eine einzige Kontaktperson, um Überschneidungen zu vermeiden. Der Projektplan sollte transparent, zugänglich und kollaborativ sein, um allen Beteiligten Echtzeitupdates zu Aufgaben und Meilensteinen zu bieten. Ein umfassender Überblick sorgt dafür, dass alle Beteiligten konzentriert, verantwortlich und informiert sind.
4. Anpassungsfähigkeit – das Unvorhergesehene einplanen
Veränderungen sind unvermeidlich, vor allem bei komplexen Technologiebereitstellungen. Wählen Sie einen Partner, der nicht nur mit Änderungen des Umfangs rechnet, sondern auch bereit ist, sich zusammen mit Ihnen daran anzupassen. Sie sollten sich an Ihre internen Änderungskontrollprotokolle halten und alles tun, um die vereinbarten Zeitpläne einzuhalten, da Verzögerungen möglicherweise Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und den Ruf Ihrer Marke haben.
Brancheneinblick: 70 % der Initiativen zur digitalen Transformation verfehlen ihre Ziele, meist aufgrund mangelnder Flexibilität im Umgang mit Veränderungen und schlechtem Change Management. (McKinsey & Company)
5. Umfassende, relevante Expertise
Gehen Sie eine Partnerschaft mit einem Anbieter ein, der nachweisliche technische Kompetenz mit branchenspezifischer Erfahrung und einer nachgewiesenen Fähigkeit, Lösungen auf die Ziele Ihrer Organisation abzustimmen, verbindet. Führende Bereitstellungsteams bieten eine umfassende Mischung aus Projektleitung, Vor-Ort-Technik und speziellen Schulungen. Ihre fundierten Branchenkenntnisse gewährleisten zweckmäßige Lösungen, die nicht allgemein gehalten sind. Mit einer starken Erfolgsbilanz liefern sie Migrationen in die Cloud, die reibungslos, sicher und auf Ihre betrieblichen Anforderungen zugeschnitten sind.
6. Maximierung der Verfügbarkeit und Minimierung von Unterbrechungen
Ausfallzeiten sind nicht nur lästig, sondern stellen ein Geschäftsrisiko dar, das bis zu 9.000 USD pro Minute kosten kann (Gartner). Schützen Sie Ihren Betrieb, indem Sie mit einem Anbieter zusammenarbeiten, bei dem die Verfügbarkeit jederzeit Priorität hat. Hierfür müssen belastbare Lösungen entworfen, Integrationen sorgfältig geplant und Zeitpläne für die Portierung eng abgestimmt werden. Dies gewährleistet einen nahtlosen Übergang. Robuste Netzwerk-, Sicherheits- und Bandbreitenbewertungen sowie Redundanzplanung und gründliche Tests sind unerlässlich, um eine unterbrechungsfreie Business Continuity zu gewährleisten.
Ausführung – Pläne mit Präzision umsetzen
In der letzten Phase wird Ihre grundlegende Planung und Vorbereitung zum Leben erweckt. Jetzt wird die Strategie in die Praxis umgesetzt – mit einer effizienten Bereitstellung, maßgeschneiderten Benutzerschulungen und dediziertem Post-Launch-Support, um zuverlässig wirkungsvolle Ergebnisse zu erzielen.
7. Einwandfreie Umsetzung der Bereitstellung
Bevor Sie eine neue UCaaS- oder CCaaS-Lösung einführen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Kernsysteme, Netzwerkkonfigurationen, Sicherheitsprotokolle und Integrationen gründlich validiert sind. Führen Sie umfassende Tests durch, einschließlich szenariobasierter Versuche, bevor Sie das System hochfahren. Vor-Ort-Support oder interaktiver virtueller Support für die Einrichtung und praxisorientierte Benutzerschulungen beschleunigen die Einführung und erleichtern den Umstieg. Passen Sie die Rollout-Pläne nach Standort, Region oder Funktion an und nutzen Sie Tools zur Bereitstellung, um die Effizienz zu maximieren. Vergewissern Sie sich stets im Voraus, dass die Integrationen vollständig abgeschlossen sind, und setzen Sie auf maßgeschneiderten Support, um eine nahtlose, erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.
8. Umfassende, maßgeschneiderte Schulungen
Selbst die fortschrittlichste Technologie ist nur so effektiv wie die Menschen, die sie benutzen. Liefern Sie maßgeschneiderte Schulungen basierend auf Benutzerrollen und Branchenanforderungen, unterstützt durch verschiedene Ressourcen, Leitfäden, Videos, Spickzettel und Live-Hilfe, um unterschiedlichen Lernpräferenzen gerecht zu werden. Suchen Sie nach Partnern, die branchenspezifische Schulungen und Schulungsprogramme für Schulungsleiter:innen anbieten, um sicherzustellen, dass Ihre internen Teams das Gelernte im Laufe der Zeit vertiefen und aufrechterhalten können.
9. Inkubation – anhaltender Post-Launch-Support
Am Tag der Bereitstellung ist noch nicht alles in trockenen Tüchern. Der richtige Partner bietet sofort nach dem Start praxisnahen Support, um anfängliche Probleme schnell zu lösen und weitere Rollouts zu begleiten. Er bleibt mindestens 10 Tage nach dem Start aktiv dabei, löst offene Fragen und sorgt für einen reibungslosen Übergang. Die frühzeitige Einbindung des Customer-Success-Teams gewährleistet eine reibungslose Problemlösung und nahtlose Kontinuität, auch wenn Sie die Lösung auf weitere Standorte ausweiten.
10. Ein klarer Abschluss und ein reibungsloser Übergang
Dem Projektabschluss sollte dieselbe sorgfältige Planung und Aufmerksamkeit zukommen, die auch dem Projektstart zuteil wurde. Ein zuverlässiger Partner schließt den Prozess mit einer formellen Übergabe ab, die oft in einer eigenen Leistungsbeschreibung festgehalten wird. Hiermit wird bestätigt, dass alle Leistungen zur vollen Zufriedenheit beider Seiten erbracht wurden. Im Anschluss daran erfolgt eine nahtlose Weitergabe an eine:n Customer Success Manager:in – diese Person ist für langfristigen Support zuständig, damit Ihr Unternehmen auch auf lange Sicht seine Ziele erreicht. Der gemeinsame formelle Projektabschluss und die reibungslose Übergabe schaffen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche, dauerhafte Zusammenarbeit.
Exzellente Bereitstellung – Ihr Weg zum Erfolg
Bei der Auswahl einer UCaaS- oder CCaaS-Lösung geht es nicht nur um Merkmale oder Funktionen, es geht darum, einen Partner zu finden, dem Sie vertrauen können und der Ihrem gesamten Unternehmen hilft. Bei GoTo Connect zeigt sich unser Engagement für den Erfolg unserer Kunden in einem bemerkenswerten Gesamtzufriedenheitswert (OSAT) von 96 über die letzten fünf Jahre.
Diese 10 Best Practices basieren auf Tausenden von echten Bereitstellungen. Hiermit gelingt Ihnen die Umstellung von Ihren veralteten Systemen auf eine moderne Kommunikationsplattform, die Ihre Teams wirklich befähigt und Ihre Erfahrung auf ein neues Niveau hebt.
Sind Sie bereit, diese Best Practices in Aktion zu sehen, oder möchten Sie herausfinden, wie wir Ihre Ziele unterstützen können? Weitere Informationen finden Sie in unserem ausführlichen Webinar – oder in einem persönlichen Beratungsgespräch. Schreiben wir gemeinsam Ihre Erfolgsgeschichte.
