Angesichts der hybriden Belegschaft von heute müssen klein-mittelständische Unternehmen (KMU) komplexe Umgebungen an verschiedenen Standorten, Netzwerken und Geräten unterstützen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen IT-Supportsoftware liegt in einer konsolidierten und optimierten Technologie, die es den Remotesupport-Teams ermöglicht, nahtlos zwischen Geräten und Standorten zu navigieren und zugleich Effizienz und Sicherheit zu fördern. Unzusammenhängende Tools, die ein ständiges Hin und Her mit längeren Lösungszeiten und Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung einer produktiven, verteilten Belegschaft verursachen, haben keinen Platz mehr. Doch worauf sollten Sie bei einer konsolidierten IT-Supportsoftware achten?
1. Fehler hinter den Kulissen beheben
Im Zeitalter hybrider Arbeitsmodelle hat sich die IT so entwickelt, dass sich die Mitarbeitenden im Büro nicht mehr an IT-Administrator:innen wenden müssen, um Probleme zu lösen. Zuvor mussten sie ihren Computer abgeben und erhielten einen Leihcomputer, den sie nach der Reparatur an die IT-Abteilung zurückgaben. Alternativ hatten Mitarbeitende im IT-Support die Möglichkeit, eine:n Kolleg:in direkt am Schreibtisch um Hilfe zu bitten.
Remotesupport hat sich als vielseitige Option erwiesen, die IT-Teams ermöglicht, Mitarbeitende ortsunabhängig und in Echtzeit zu unterstützen. Dies ist oft praktisch, birgt jedoch auch einige Herausforderungen.
Remotesupporttools ermöglichen sowohl einen Hintergrund- als auch einen unbeaufsichtigten Zugriff. IT-Expert:innen müssen nicht mehr eine Stunde pro Tag aufwenden, um das Problem eines Mitarbeitenden zu lösen. Stattdessen können sie effizient und unauffällig im Hintergrund an der Problemlösung arbeiten, ohne die Benutzer zu stören.
Dabei kommen Funktionen wie der Hintergrund-Dateimanager, das Remoteterminal und andere leistungsstarke Remotezugriffstools zum Einsatz. Dieser Ansatz steigert die Effizienz und Flexibilität, erleichtert eine nahtlose Geräteverwaltung, unterstützt mehrere Plattformen und integriert Zero-Trust-Sicherheitsmaßnahmen.
2. Automatisierte Patchverwaltung
Remote-Monitoring und -Management (RMM) sorgt dafür, dass Ihre Geräte immer auf dem neuesten Stand, konform und sicher sind. Mithilfe dieser Funktion überwachen Unternehmen den Zustand und die Leistung ihrer IT-Systeme in Echtzeit. Durch die Erkennung und Behebung potenzieller Probleme, bevor sie eskalieren, minimiert RMM die Ausfallzeiten und maximiert die Effizienz der IT-Infrastruktur.
RMM versetzt Ihr IT-Team in die Lage, die Windows-Patchverwaltung nahtlos zu steuern. Statten Sie Ihre Geräte immer mit den neuesten Sicherheitspatches, Bugfixes und Leistungsverbesserungen aus und schützen Sie so Ihre Systeme vor Sicherheitslücken. RMM bietet außerdem die erforderlichen Tools, um Betriebssystem-Updates reibungslos zu organisieren und so die Geräte mit den neuesten Funktionen und Sicherheitsmaßnahmen auszustatten.
RMM hilft auch bei der Verwaltung von Virenschutzprotokollen, um sich vor neuen Bedrohungen zu schützen, indem es die Virenschutzsoftware auf dem neuesten Stand hält und konfiguriert, während es das Netzwerk vor potenziellen Risiken schützt. Darüber hinaus ermöglicht RMM optimierte IT-Warnmeldungen, sodass Ihr Team über potenzielle Probleme informiert bleibt und präventive Maßnahmen ergreifen kann, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Zuverlässigkeit des Systems insgesamt zu verbessern.
3. Ausführen von Remotebefehlen und KI-gestützte Skripterstellung
IT-Automatisierung ist ein wichtiger Faktor für die Effizienz von KMU. Eine konsolidierte IT-Supportlösung sollte Automatisierungsfunktionen bieten, einschließlich des Ausführens von Remotebefehlen und der KI-gestützten Skripterstellung. Dies ermöglicht es IT-Teams, Routineaufgaben zu automatisieren, Reaktionszeiten zu verkürzen und Ressourcen strategischer zuzuweisen, was letztlich die Gesamtproduktivität erhöht.
Mithilfe der Automatisierung optimieren Sie die Abläufe im IT-Support und sparen Zeit bei der Behebung gängiger IT-Probleme. Die IT-Automatisierung umfasst die Planung wiederkehrender Aufträge zum Ausführen von Remotebefehlen unter Verwendung vorgefertigter PowerShell-Skripte. Falls beispielsweise eine volle Festplatte ein häufiges Problem ist, könnten Sie das regelmäßige Leeren von Papierkörben oder temporären Ordnern automatisieren, um den Speicherplatz zu optimieren.
Halten Sie Ausschau nach einem Tool, das vordefinierte Aufgaben bietet, z. B. für Routineaufgaben wie den Neustart von Diensten und Geräten oder das Abrufen von Protokollen. Diese vorgefertigten Skripte bieten eine solide Grundlage und sorgen für Effizienz bei der Verwaltung einfacher Aufgaben. Die Skripte sparen nicht nur Zeit, sondern dienen auch als Grundlage für kompliziertere Supportaufgaben.
4. Verwaltung von IT-Assets und Mobilgeräten
Um das Budget und die verfügbaren Ressourcen zu maximieren, ist die effektive Verwaltung von IT-Assets für KMU entscheidend. Ein integriertes System für das IT-Assetmanagement (ITAM) verfolgt Hardware- und Softwareressourcen und optimiert deren Nutzung und Wartung. Darüber hinaus gewährleistet Mobile Device Management (MDM) die Sicherheit und Konformität von Mobilgeräten im Unternehmen und bietet einen ganzheitlichen Ansatz für die Verwaltung von IT-Ressourcen.
KMU, die auf der Suche nach einem integrierten IT-Support sind, profitieren von einer Lösung, die Software für das IT-Assetmanagement beinhaltet. Zu den Funktionen gehören die Inventarisierung von Geräten, die Budgetierung und Prognose von IT-Anschaffungen, die Überwachung des gesamten Gerätelebenszyklus im Unternehmen, das Onboarding von Geräten für neue Mitarbeitende sowie das Offboarding für ausscheidende Mitarbeitende und die Verwaltung von Helpdesk-Anfragen.
MDM-Funktionen ermöglichen IT-Administrator:innen eine bessere Kontrolle über die Verwaltung und Sicherheit von Mobilgeräten. Die Echtzeitverfolgung bietet der IT-Abteilung einen genauen Überblick über die verwendete Technologie und gewährleistet die Geräte- und Datensicherheit. Routinemäßige Wartungsaufgaben lassen sich per Remotezugriff erledigen und manuelle Aufgaben wie Registrierung und Konfiguration werden automatisiert.
5. Störungsmanagement und Helpdesk-Integrationen
Veraltete Ticketsysteme sind sowohl für Benutzer:innen als auch für IT-Techniker:innen umständlich zu bedienen. Die Einrichtung separater Ticketsysteme zur Bereitstellung von Updates und Empfehlungen zur Fehlerbehebung ist häufig zeitaufwendig und frustrierend.
Die Einbindung in Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams, Zendesk oder ServiceNow ermöglicht die Lösung von Problemen in Echtzeit, sodass diese schneller behoben werden und die Zufriedenheit der Benutzer:innen steigt. Die IT-Abteilung leitet über das Ticket eine Sitzung zur Fehlerbehebung per Remotezugriff ein und kümmert sich umgehend um die Probleme der Benutzer:innen. Nach Abschluss der Supportsitzung werden die Notizen und Aufzeichnungen automatisch mit einem Ticket für die Protokollierung erfasst.
6. Zero-Trust-Sicherheitsmodell
In größeren Unternehmen ist die Angst vor Datenschutzverletzungen groß und sie investieren oft viel in deren Eindämmung und Behebung. Kleinere Unternehmen sind aber das Ziel von etwa der Hälfte aller Cyberangriffe. Sie müssen also dafür sorgen, dass Ihr KMU gut vorbereitet und geschützt ist. Wenn Sie Software von Drittanbietern verwenden, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern, sollten Sie sich für Software und Tools entscheiden, die keine zusätzlichen Sicherheitsrisiken mit sich bringen.
Welche Funktionen können die Sicherheit Ihres kleinen oder mittelständischen Unternehmens erhöhen? Audit-Trails, Datenverschlüsselung, Berechtigungen und andere Sicherheitsmechanismen wie Zero-Trust-Kontrollen für den Remotezugriff bieten Ihnen das gewisse Mehr an Sicherheit. Jede vertrauenswürdige Lösung muss über diese Kernfunktionen verfügen. Ansonsten ist sie quasi wertlos.
7. Ortsunabhängige Unterstützung für jedes Gerät
Auch wenn sich mittels Automatisierung und Hintergrundzugriff viele Probleme lösen lassen, bevor daraus Tickets für Ihren Helpdesk werden, müssen Sie auch On-Demand-Remotesupport für jedes Gerät an jedem Standort anbieten. Dazu gehören PCs, Mac-Computer, iOS- und Android-Smartphones, Chromebooks, Tablets und nicht mit dem Firmennetzwerk verbundene Geräte wie private WLAN-Router und Drucker, die Sie mit eigenen Augen sehen müssen, um Probleme zu beheben.
Wenn Mitarbeitende mit technischen Schwierigkeiten kämpfen, kann sich das negativ auf ihre Zufriedenheit auswirken. Nutzen Sie Remotesupport, um ihnen bei Aufgaben wie der Konfiguration ihres E-Mail-Clients zu helfen.
Bei physischen Geräten wie Druckern können Sie sich das Problem in Echtzeit per Kameraübertragung zeigen lassen und den Mitarbeitenden beispielsweise beim Beheben eines Papierstaus unterstützen.
Da die Produktivität mobiler Arbeitskräfte von einer funktionierenden IT – etwa im Homeoffice – abhängt, sollte kein Gerät als zweitklassig behandelt werden. Die Unterstützung für flexibles Arbeiten muss von Gerät und Standort unabhängig sein.
8. Integration in Messaging-Tools
In den meisten Unternehmen kommen heute Messaging-Apps wie Microsoft Teams zum Einsatz. Damit können Sie allerdings mehr tun als nur Unterhaltungen zu führen oder animierte GIFs zu versenden. Durch die Integration Ihrer täglich genutzten Tools in Ihre Messaging-App lassen sich die Arbeitsabläufe beim IT-Remotesupport für KMU erheblich vereinfachen und damit verbundene Probleme minimieren.
Ob Produktmanagement, HR-Funktionen oder IT-Support: Die Integration kann die Prozesse in Ihrem KMU wesentlich effizienter gestalten. Wenn Sie Ihr IT-Supporttool in MS Teams integrieren, können Sie Ihre Messaging-Plattform als Kommunikationszentrale für den Remotesupport nutzen (und nicht nur zum Abschicken von Beschwerden, die dann in einem separaten Workflow geklärt werden müssen).
Mit dem interaktiven Ticketing von GoTo Resolve lassen sich IT-Probleme direkt in Ihrem Messaging-Tool beheben. IT-Team und Benutzer:innen können nahtlos interagieren. Das ist aber nicht mit jeder x-beliebigen Integration möglich, denn manche von ihnen halten nicht das, was sie versprechen. Klären Sie, ob Sie über die Plattform Ihrer Wahl Supportaktionen ausführen können.
Sie möchten mehr über die Funktionen erfahren, über die eine umfassende IT-Remotesupport-Software für KMU verfügen sollte? Sehen Sie sich an, welche umfassenden Funktionen GoTo Resolve bietet.
